Gmailを使用していると様々なメールが届くのだが、特定のメールに対して自動でラベルを貼って分類したいこともあるだろう。その場合にはGmailのフィルタ機能を使って自動振り分けをするといいだろう。
目次
フィルタを使った振り分けとは？
Gmailにはフィルタ機能があるのだが、これは受信したメールの内容によって特定の条件に一致した場合に、そのメール内容をフィルタとして登録でき、それによって自動で特定の操作を振り分けられるものだ。
例えば、会社で毎日のように届くお知らせメールがあるが、解除はできないものの特に重要でないし読む必要もないので、そのメール内容に対してフィルタ登録し、そのメールを自動で「既読にし、特定のラベルを貼る」というような作業を自動で振り分けるができる。これにより膨大なメール受信のストレスが軽減される。
受信メールからフィルタを作成し自動振り分け
フィルタを作成して振り分けする手軽な方法としては、受信したメールからフィルタを作成するのが楽だ。
手順は次の通り。
- 振り分けしたいメールを開く
- メールのサブメニューから「メールの自動振り分け設定」を選択
- フィルタの条件を設定
- 振り分ける動作を指定して完了
自動で振り分けたいメールを開いて、画面上部、または右上のサブメニューをクリックすると、下記のようにメールの自動振り分け設定というメニューがあるのでそれをクリック。
下記のようなウィンドウが開かれるので、一致する条件を入力していく。サンプルのように基本的「From」に相手のメールアドレスを入力し、後は「件名」の一部を入力すれば、大抵の場合はこれで条件が一致する。件名ではなく、メールの文中に特定のキーワードが含まれているのなら「含む」に入力すればいいだろう。入力したらフィルタを作成をクリック。
次は、実行したい操作の指定だが、さほど難しくないだろう。当サイトでは下記項目についても詳細に解説しているので、気になる項目があればチェックして貰えれば。終わったらフィルタを作成をクリックして完了。
ドメインを指定する
Yahooや楽天にはメールアドレスが異なるメルマガでわんさかと流れてくるが、それらを一個ずつフィルタを作成するのも大変だ。そんな時には、メールアドレスの@以降のドメインを登録すればOK。なお、ドメインを指定する場合は、重要なメールがそこに含まれる場合には、件名や文中の特定のキーワードも入れておいた方がベターだ。
CCに含まれる
CCにメールアドレスが含まれる場合の条件は、含むの欄にCC:メールアドレスと入力すればOK。
複数のいずれかのメールに適用する
例えば、読んでいないけどメルマガ登録を必須としているサービスなんかが複数ある場合、それらのいずれからのメールが届いた時に処理をしたいという場合。
下記のサンプルのようにメールのドメインとドメインの間に大文字のORか、|を入れることで、いずれかのドメインに当てはまるメールが届いた場合にフィルターを掛けて処理をすることができる。
過去メールを複数ラベル付け
既に受信済みの過去メールにラベル付して適用したい場合は、「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れて、フィルタを作成とすれば自動で実行されるようになっている。基本的にラベル付は一つしか選択できないので、一度適用してからフィルタの内容を変更して違うラベルを選択して適用すれば、実質複数のラベル付が簡単にできるようになっている。
フィルタでグループに転送
フィルタを使えば簡単に転送もできるのでグループに転送したいところだが、残念ながらグループでの転送には対応していない。
関連 Gmailでグループを作成して一斉送信する方法
設定からフィルタの新規作成・編集・削除
作成したフィルタの編集・削除は下記のURLにアクセス。
https://mail.google.com/mail/#settings/filters
あるいはメイン画面の設定メニューからアクセス。
フィルタとブロック中のアドレスタブの中にある編集、または削除したいフィルタの右横にある編集・削除をクリックで操作が可能だ。ちなみにこの画面からも「新しいフィルタを作成」をクリックすれば、新規にフィルタを作成できる。
一括でフィルタを削除したい場合は、フィルタの左にあるチェックボックスにチェックを入れて、削除ボタンをポチッと。
フィルタのエクスポート・インポート
Gmailのフィルタは、エクスポートして他のユーザーにも共有してインポートしてもらうことで、同様のフィルタを手軽に設定ができるようになっている。
エクスポート
作成したフィルタの編集・削除は下記のURLにアクセス。
https://mail.google.com/mail/#settings/filters
あるいはメイン画面の設定メニューからアクセス。
フィルタとブロック中のアドレスタブの中にあるエクスポートしたいフィルタの左にあるチェックボックスにチェックを入れて、エクスポートボタンをポチッと。
インポート
インポートは、フィルタをインポートをクリックし、mailFilters.xmlファイルを選択し、ファイルを開くをクリック。
あとは、インポートするフィルタにチェックを入れ、必要に応じて既存のメールに新規メールフィルタを適用するにチェックを入れてフィルタを作成クリックすれば、インポートが開始する。
スマホでフィルタを作成する方法
スマホ用でのフィルタ作成はアプリではできない。しかし、ブラウザでアクセスすれば最適化されていないが、下記の手順で可能だ。
ブラウザでGmailにアクセスしてログインしておく。
https://mail.google.com/
そしたら、左上のサイドメニューを開く。
そしたら画面を最下部までスクロールして、デスクトップを選択。
デスクトップ向けの画面で表示されるので、画面を拡大して右上にある設定を選択。
フィルタタブをタップして新しいフィルタを作成と選択すれば作成が可能だ。
