エクセルよりもGoogleスプレッドシートを使うことが増えた今日この頃だが、スプレッドシートには「プルダウン」と「セルの色変更」機能があり、これらを組み合わせることによって作業中の進捗具合や選択肢の割合などを視覚的に捉えやすくする。
そんなわけで、サンプルでアプリの動作確認項目リストというのを作成して、動作確認の状況「OK、NG、未確認」をプルダウンで選択し、その状況に応じてセルの色を自動で変更するやり方を紹介。
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プルダウンリストの作成
最初にプルダウンリストの作成。
「B2:B4」のセルにはプルダウンメニューを表示、それの選択肢として「D2:D4」セルの「OK、NG、未確認」表示するという流れだ。
まずはプルダウンリストにしたい「B2:B4」のセルを選択。
次はメニューの「データ」、「データの入力規則…」を選択
データの入力規則ウィンドウが表示されたら、条件を「リストを範囲で指定」セットし、その右隣のアイコンをクリック。
データウィンドウが表示されたら、「OK、NG、未確認」のセルを選択して「OK」をクリック。
データの入力規則ウィンドウに戻ったら、「保存」。これでプルダウンリストの準備は完了。
選択肢の「OK、NG、未確認」は、そのままだと作業者が間違えて変更したり、削除する恐れがあるのでそれらの項目を画面外の見えないセルに移動するか、保護をしておくといい。ここでは範囲保護の方法を紹介。不要な人は次のステップへ。
選択肢のセルを選択した状態で右クリックして「範囲を保護…」。
次は「権限を設定」をクリック。
ウィンドウが表示されたら、下記の設定を確認して「完了」。これでファイルのオーナー以外は変更ができなようになった。
選択肢によってセルの色を変更する手順
今度は、セルの色を変更する手順。
まずはプルダウンリストを選択した状態で、メニューの「表示形式」をクリック、あるいは右クリックして「条件付き書式…」を選択。
そしたら右サイドメニューに「条件付き書式設定ルール」のパネルが表示されるので、条件には「次を含むテキスト」を選択し、入力欄には「OK」と入力。書式設定のスタイルには、OKに合うようにセルの色が緑っぽい色を選択。これでOKを選択した場合の設定が完了したので、そのままさらに「条件を追加」で条件を追加する。
同様にプルダウンリストでNGが選択された場合の設定をする。終わったら同様に「条件を追加」でさらに条件を設定していく。
最後は未確認が選択された場合の設定をする。最後は「完了」をクリック。
最後はプルダウンを選択して実際にセルの色が変わるかを確認。これで視覚的に進捗状況や選択しの割合を簡単に確認できるようになる。
チェックボックスでも同じように設定することができる。
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