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Google Workspaceとは?料金やできることなどについて解説

起業家や個人事業主、スタートアップ企業にぜひとも使ってもらいたいのがGoogle Workspace(ワークスペース)だが、Google Workspaceとは何かという解説についてまとめてみた。

Google Workspaceとは?

Google Workspace(グーグル・ワークスペース)は、Googleが提供するクラウド型のビジネス向けグループウェアの事である。

元々はGoogle Appsという名称で2006年8月28日にスタートしたが、2016年9月29日に「G Suite」に改称している。さらには、2020年10月6日には、Google Workspace(ワークスペース)という名称でリブランディングしている。

グループウェアには、Gmail、Googleカレンダー、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Googleドライブなど、無料のGoogleアカウントでも利用できるサービスが含まれているが、Google Workspaceはビジネスで利用されることを前提としてファイルやカレンダーの共有や共同作業によるコラボレーションがより簡単にできるようになっている。

Googleドライブにおいては、Business / Enterpriseプランの場合には、無制限のクラウドストレージ(5 ユーザー未満の場合は、ユーザー 1人あたり上限 1 TB)が利用できたり、電話とメールによる365日間のサポート、高いセキュリティなどビジネスシーンでの利用による高い恩恵を受けられる。

導入事例を見ても分かるように日本の大手企業も多数導入しており、2019年1月17日時点でのGoogle公式ブログの記事によると、このGoogle Workspaceを利用している企業は世界で400万社以上になっている。

Google Workspaceの料金

価格、料金は以下の通りで、ビジネスとエンタープライズ向けと個人向けのプランがある。個人向けのプランは独自のカスタムメール設定ができないので注意が必要。

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ビジネスとエンタープライズ向け

  • Business Starter
    680円/月額
  • Business Standard
    1360円/月額
  • Business Plus
    2040円/月額

個人と専用ユーザー向け
個人的にはサポートを必要としないならあまりメリットを感じられないので、Business Standardがおすすめ。

  • 無料
  • 個人
    1,130円/月額

14日間の無料期間

Google Workspaceは14日間の無料期間が設けられているが、しっかりと活用できるような体制になっていないとこの14日間というのは微妙かもしれない。

Google Workspaceでできること

メリットは色々とあるだろうが、ざっと大きなメリットの紹介。

クラウドにファイルを保存、共有、共同作業が便利

Google Workspaceを使って便利なのが、スプレッドシートやスライドなどのファイル、Googleカレンダーの共有が楽で簡単、また共同でリアルタイムでの編集機能もビジネスには必要不可欠だ。

Gmailに独自ドメインを使える

Gmailを使っている人なら既に知っていると思うが、無料のGmailアカウントは基本的に「〇〇@gmail.com」というドメインを取得して利用することになる。

しかし、企業となるとやはりそう言うわけにもいかないだろう。Google Workspaceを使うと会社のHPアドレスと同じドメイン、abc@example.comのようなメールアドレスをGmailに利用でき、企業ブランドとしての価値が高まる。

Gmilは、レンタルサーバーなどのメールと比べて圧倒的な検索機能や使いやすさがあるので、それを使うだけでも価値はある。

Googleドライブの容量が増える

無料のGoogleアカウントならGoogleドライブの容量は15GBが基本だが、Google Workspaceなら下記の通り。特にビジネスプランでのストレージ利用が無制限というのは、PCのHDDの増設などを気にする必要がなくなり、新しいPCへの移行もログインするだけで済むのでデータの移行をする手間がなくなるので非常にありがたいだろう。

  • Basicプラン
    30GB
  • Business / Enterpriseプラン
    無制限のクラウド ストレージ(5 ユーザー未満の場合は、ユーザー 1人あたり上限 1 TB)

容量が増えて嬉しいのもあるが、自前の共有サーバーを構築するにはそれなりの知識を持った人や時間も必要だ。しかも、構築した共有サーバーがクラッシュした時の恐怖はなんとも言えない。リカバリーできるかどうかも分からないし、それに要する時間、人件費、機器の費用など、正直自前はお薦めしない(間近で見てる)。

アカウントの管理がしやすくなる

クラウドにデータが無いことによって退職した人のPCを開いてメールやらデータをバックアップして…、なんて事をしてた記憶が蘇りそうだが、Google Workspaceのクラウドならその人のアカウント権限を切り替えるだけ。

無料のGoogleアカウントと比べてセキュリティと管理機能という面ではグレードが高くなっており、社員数が増えた場合の煩雑になりがちな事としてアカウントの管理があるが、増えた場合のセキュリティ&管理機能は間違いなく重宝する。

充実したビジネスソリューション

  • 音声・ビデオ会議ができる
    Google Meetによる音声・ビデオ会議で支店との距離を縮めることができる
  • 共有カレンダー
    社内のスケジュール調整・共有がしやすくなる
  • App Maker
    ローコード(コーディングをメインとしない)開発環境を利用して社内向けのアプリ開発ができる(Businessプラン以上)
  • 大容量Googleドライブ
    社内のスケジュールの調整・共有がしやすくなる
  • Cloud Search
    Google Workspaceに含まれる情報を包括的に検索できる(Businessプラン以上)
  • 電話とメールによる365日間のサポート
    この体制でサポートを受け取れるサービスを探すのは大変かも
  • セキュリティと管理機能
    ユーザーやデバイス管理がしやすくなり、セキュリティを簡単に設定できる
  • メール、チャット、ファイルの電子情報の開示
    訴訟の際に役立ち、離職によるデータ損失を防止

ざっと上げてみたが、気になる人はさらにプラン別機能比較を見てもらうといいだろう。

セキュリティは安全?

ネットサービスを使っている限り、どのサービスにもリスクがあることは言うまでもない。セキュリティに関しては「神のみぞ知る」といえる部分もあるだろう。

というのは、Googleが提供していたGoogle+にバグが発生し5250万人の個人情報にアクセスできる可能性が発見されたという事案が発生し、重要な銀行口座情報、パスワード、国民識別番号などにはアクセスされていないもののGoogleといえども何が起こるか分からないと言える。

しかし、逆に重要な銀行口座情報、パスワード、国民識別番号などにアクセスできないようにセキュリティ対策をしており、世界規模で400万社以上が使っているのならセキュリティが高いとも言える。

信頼感という言葉が果たしてメリットとして言えるのか分からないが、世界規模で400万社以上が使っているサービスを探すのは難しいだろうし、その利便性を活用せずに非生産的な業務を行う企業の未来の姿を想像するのははさほど難しくはないだろう。

個人での利用

Google Workspaceは、企業向けのサービスだと思われがちだが、そんなことはなく個人でももちろん利用でき、フリーランスで働く個人事業主、起業したてのスタートアップでももちろん利用できるようになっている。こういった人の場合、レンタルサーバーのメール機能を利用する人が多いと思うが、大抵の場合は、そのメール機能が貧弱で使いづらかったりする。

また、料金を見てもらえれば分かるが、さほど高いというわけでもないので、利便性とブランドを持つという意味ではお薦めだ。

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