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Gmailアーカイブとは?表示・戻すなどのやり方【iPhone・Android・PC】

Gmailを使っていると聞き慣れないアーカイブというキーワードを目にすることがあるが、このアーカイブとは何かという解説とやり方についてまとめみた。

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目次

アーカイブとは?

アーカイブは英語のarchiveの事で「保存記録、保管所、公文書」などの意味を持つ。この意味から「Gmailをアーカイブに保存記録する」として捉えることができるが、機能として簡単に言ってしまうと、メインの受信トレイからメールを非表示にする機能だ。

Gmailに限らずメールを使っていると数回以上目を通すメールというのはさほどなかったりする。しかし、それらのメールを後で読み返す必要があるかもしれないので削除はできない。そうなると受信トレイのメインフォルダに既読済みのメールが大量に溜まることになる。

アーカイブはまさにこの時に使うもので、そういったメールをメインの受信トレイから非表示にするというものだ。

Gmailのサイドメニューには下記の2つのトレイがあるが、イメージとしては①のメールをアーカイブ(非表示)にして、メインのトレイをスッキリさせて、確認したい時は「検索」か「すべてのメール」のトレイで②アーカイブしたメールを確認するものだ。(①と②は同じメール)

  • メイン
    受信したメール(①)
  • すべてのメール
    受信したメール、下書き、送信済みメール、アーカイブしたメール(②)

以前はラベルでメールを管理していたものだが、メールの量が大量に増えるとそれすら億劫になる。そこでラベルで探すよりも検索機能を使いつつ、アーカイブを使うことで受信トレイがスッキリして目に見えるメールのストレスから開放されるようになる。

アーカイブのやり方(スマホ)

iPhoneとAndroidのスマホアプリは多少の見た目が異なる部分はあるもの、ほぼ一緒なのでここではiPhoneの画面を使った手順の紹介となっている。

スワイプでアーカイブ

一番手軽にアーカイブする方法だが、メインのメール一覧画面でリストを左、又は右にスワイプでアーカイブできる。(初期設定ではスワイプでアーカイブになっているが、設定を変更した場合は次のステップ「複数選択してアーカイブ」のやり方で)
スマホGmailでメールをアーカイブ

複数選択してアーカイブ

メインの受信トレイでリストの一番左のアイコンをタップ
Gmailのリストをタップ

するとチェックマークが入るので、同様にして選択して画面上部のアーカイブアイコンをタップ
スマホGmailで複数メールをアーカイブ

詳細画面からアーカイブ

詳細画面を開いている場合には、画面上部のアーカイブアイコンをポチッと。
スマホのGmail詳細画面からアーカイブ

アーカイブの保管場所(スマホ)

冒頭でも述べたが基本的にアーカイブは、メインの「受信トレイ」から非表示になるだけで、「検索」をしても表示されるし、下記の手順でも確認できる。

メイン画面で左上のメニューをタップ。
スマホGmailでアーカイブの場所を開く

サイドメニューのすべてのメールを選択してトレイで探すか、検索すれば表示されるようになっている。ただし、特にアーカイブという目印があるわけでもないので、後述の検索演算子を使うと分かりやすいかも。
スマホGmailのアーカイブ場所

上記のように「すべてのメール」にあるかを探すのは面倒だとか、どのメールをアーカイブしたかを忘れた場合は、アーカイブのみを表示・検索する方法(スマホ・PC)を参考にアーカイブメールのみを表示させるといいだろう。

戻す方法(スマホ)

アーカイブしたメールを戻すには2通りの方法がある。1つ目は、「すべてのメール」フォルダにアーカイブしたメールが保存されているので、そこから探して戻す方法。

サイドメニューを開いてすべてのメールを選択。 あるいは検索欄でメールを検索でもOK。
スマホでのGmailのアーカイブ場所

戻したいメールの左端のサムネイルアイコンを選択し、右上のサブメニューをタップして表示されたメニュー受信トレイに移動を選択すればアーカイブの解除ができる。
スマホでGmailのアーカイブを戻す

どのメールをアーカイブしたかを忘れた場合は、アーカイブのみを表示・検索する方法(スマホ・PC)を参考にアーカイブメールのみを表示させるといいだろう。

アーカイブのやり方(PC)

クリックでアーカイブ

PCでのアーカイブのやり方だが、受信トレイのメールリスト上をマウスオーバーして、表示されたアーカイブアイコンをクリックすればOK。
PC・パソコンでGmailのアーカイブ

複数・一括選択してアーカイブ

PCでの複数のメールのアーカイブもメールリストの左のチェックボックスにチェックを入れて、表示されたアーカイブアイコンをクリック。図にも書いたが、表示中のメールを一括選択するアイコンをクリックすれば、表示中のメールを一括選択できるので、アーカイブしたい場合には便利。
PCで複数のGmailを選択してアーカイブ

詳細画面でアーカイブ

PCのメール詳細画面でのアーカイブアイコンはメールタイトルの左上辺りの位置にあるので、それをクリックすればOK。
PCの詳細画面でGmailをアーカイブ

アーカイブの保管場所(PC)

PCの場合には、サイドメニューのもっと見るをクリックして、すべてのメールを選択。基本的には、この「すべてのメール」の中にあるが、検索しても表示されるようになっている。しかし、アーカイブ中のメールであるという目印が目立ってあるわけではないので、アーカイブのみを表示・検索する方法(スマホ・PC)で探すといい。
PCでGmailアーカイブされたメールの保存場所

戻す方法(PC)

PCの場合は、同様にすべてのメールをサイドメニューから選択し、戻したいメールをチェック、後は受信トレイに移動のアイコンをクリック。
PCでGmailアーカイブを戻す

スマホと同様に、どのメールをアーカイブしたかを忘れた場合は、次のステップアーカイブのみを表示・検索する方法(スマホ・PC)を参考にアーカイブメールのみを表示させるといいだろう。

アーカイブのみを表示・検索する方法(スマホ・PC)

アーカイブされたメールのみを表示する機能は残念ながら無いのだが、検索演算子を使うことで表示可能だ。

下記の内容を検索欄に入力することでアーカイブされたメールのみを表示することができ、一括削除したい時もこれを利用するといいだろう。スマホの場合には、辞書登録する、PCの場合にはブックマークなどをしておくことで次回以降の入力が楽になる。
-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox

ちなみに「-in:sapm」は、迷惑メールを除外、「-in:trash」はゴミ箱を除外、というような感じで、色々と除外してアーカイブのみを表示させるということになる。

あるいは、ブラウザで下記のリンク先にアクセスしてブックマークしておくのも手だ。
https://mail.google.com/mail/#search/-in%3Aspam+-in%3Atrash+-is%3Asent+-in%3Adrafts+-in%3Ainbox

アーカイブの自動化(PC)

フィルタを使うことで、例えば「特定のメールが届いたらラベルを貼ってアーカイブ化する」、というようなある程度自動化することができる。このサンプル手順の紹介。

まずは、PCでGmailにログインした状態で下記のURLにアクセス。(スマホだと設定画面に移動できない)
https://mail.google.com/mail/#settings/filters

そしたら新しいフィルタを作成をクリック。
Gmailの設定でフィルタを作成

次はFrom欄にメールアドレスを入力して、フィルタを作成をクリック。
Gmailのフィルタを作成

そしたら、受信トレイをスキップ(アーカイブする)ラベルを付けるにチェックを入れてフィルタを作成をクリック。もちろん、ラベルは作成済み、あるいは新しく作成して選ぶ感じで。
Gmailアーカイブの自動化

既読後にアーカイブ(PC)

メールを読み終わったら直ぐにでもメールをアーカイブしたいこともあるだろうが、その時にはショートカットキーを使うといい。

まずはショートカットキーの設定がオンになっているかを確かめる必要があるので、PCで下記のURLにアクセス。
https://mail.google.com/mail/#settings/general

そしたらGmailのキーボードショートカット設定をONにし、画面を下部までスクロールして変更を保存をクリック。
Gmailのキーボードショートカット設定

後はメールの詳細画面を開いた状態で下記のショートカットを使う。

メールをアーカイブするe
スレッドをアーカイブして、前または次に移動] または [

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