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Gmailアーカイブとは?/表示・戻すなどの使い方【iPhone・Android・PC】

Gmailを使っていると聞き慣れないアーカイブというキーワードを目にすることがあるが、このアーカイブとは何かという解説と使い方についてまとめみた。

目次

アーカイブとは?

アーカイブは英語のarichiveの事で「保存記録、保管所、公文書」などの意味を持つ。この意味から「Gmailをアーカイブに保存記録する」として捉えることができるが、機能として簡単に言ってしまうと、受信トレイのメールを非表示にする機能だ。

Gmailに限らずメールを使っていると数回以上目を通すメールというのはさほどなかったりする。しかし、それらのメールを後で読み返す必要があるかもしれないので削除はできない。そうなると受信トレイのメインフォルダに既読済みのメールが大量に溜まることになる。

アーカイブはまさにこの時に使うもので、そういったメールを受信トレイから非表示にするというものだ。受信トレイでのメール自体は非表示になるが、すべてのメールフォルダや検索をすればちゃんと検索結果に表示される。これにより、受信トレイがスッキリし、目に見えるメールのストレスから開放される。

アーカイブのやり方(iPhone・Android)

iPhoneとAndroidのスマホアプリは多少の見た目が異なる部分はあるもの、ほぼ一緒なのでここではiPhoneの画面を使った手順の紹介となっている。

スワイプでアーカイブ

一番手軽にアーカイブする方法だが、メインのメール一覧画面でリストを左、又は右にスワイプでアーカイブできる。
iPhone・AndroidでGmailのアーカイブ

複数選択してアーカイブ

メイン画面でリストの一番左のアイコンをタップ
Gmailのリストをタップ

するとチェックマークが入るので、同様にして選択して画面上部のアーカイブアイコンをタップ
Gmailを複数選択してアーカイブ

詳細画面からアーカイブ

詳細画面を開いている場合には、画面上部のアーカイブアイコンをポチッと。
スマホのGmail詳細画面からアーカイブ

アーカイブメールの確認(iPhone・Androi)

基本的には下記の手順で確認できるが、検索でも探し出せる。

メイン画面で左上のメニューをタップ。
Gmailでアーカイブされたメールはどこ?

サイドメニューのすべてのメールフォルダに保存されている。
スマホでのGmailのアーカイブ場所

すべてのメールだと分かりづらいという場合は、アーカイブのみを表示(スマホ・PC)のやり方をチェック。

戻す方法(iPhone・Android)

サイドメニューを開いてすべてのメールを選択。 あるいは検索欄でメールを検索でもOK。
スマホでのGmailのアーカイブ場所

戻したいメールの左端のサムネイルアイコンを選択し、右上のサブメニューをタップして表示されたメニュー受信トレイに移動を選択すればアーカイブの解除ができる。
スマホでGmailのアーカイブを戻す

アーカイブのやり方(PC・パソコン)

クリックでアーカイブ

PCでのアーカイブのやり方だが、受信トレイのメールリスト上をマウスオーバーして、表示されたアーカイブアイコンをクリックすればOK。
PC・パソコンでGmailのアーカイブ

複数・一括選択してアーカイブ

PCでの複数のメールのアーカイブもメールリストの左のチェックボックスにチェックを入れて、表示されたアーカイブアイコンをクリック。図にも書いたが、表示中のメールを一括選択するアイコンをクリックすれば、表示中のメールを一括選択できるので、アーカイブしたい場合には便利。
PCで複数のGmailを選択してアーカイブ

詳細画面でアーカイブ

PCのメール詳細画面でのアーカイブアイコンはメールタイトルの左上辺りの位置にあるので、それをクリックすればOK。
PCの詳細画面でGmailをアーカイブ

アーカイブメールの確認(PC)

PCの場合には、サイドメニューのもっと見るをクリックして、すべてのメールを選択。
PCでGmailアーカイブされたメールの保存場所

戻す方法(PC)

PCの場合は、同様にすべてのメールをサイドメニューから選択し、戻したいメールをチェック、後は受信トレイに移動のアイコンをクリック。
PCでGmailアーカイブを戻す

アーカイブのみを表示(スマホ・PC)

アーカイブされたメールのみを表示する機能は残念ながら無いのだが、演算子を使うことで表示可能だ。

下記の内容を検索欄に入力することでアーカイブされたメールのみを表示することができ、一括削除したい時もこれを利用するといいだろう。スマホの場合には、辞書登録する、PCの場合にはブックマークなどをしておくことで次回以降の入力が楽になる。
-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox

ちなみに「-in:sapm」は、迷惑メールを除外、「-in:trash」はゴミ箱を除外、というような感じで、色々と除外してアーカイブのみを表示させるということになる。

アーカイブの自動化(PC)

フィルタを使うことで、例えば「特定のメールが届いたらラベルを貼ってアーカイブ化する」、というようなある程度自動化することができる。このサンプル手順の紹介。

まずは、PCでGmailにログインした状態で下記のURLにアクセス。(スマホだと設定画面に移動できない)
https://mail.google.com/mail/#settings/filters

そしたら新しいフィルタを作成をクリック。
Gmailの設定でフィルタを作成

次はFrom欄にメールアドレスを入力して、フィルタを作成をクリック。
Gmailのフィルタを作成

そしたら、受信トレイをスキップ(アーカイブする)ラベルを付けるにチェックを入れてフィルタを作成をクリック。もちろん、ラベルは作成済み、あるいは新しく作成して選ぶ感じで。
Gmailアーカイブの自動化

既読後にアーカイブ(PC)

メールを読み終わったら直ぐにでもメールをアーカイブしたいこともあるだろうが、その時にはショートカットキーを使うといい。

まずはショートカットキーの設定がオンになっているかを確かめる必要があるので、PCで下記のURLにアクセス。
https://mail.google.com/mail/#settings/general

そしたらGmailのキーボードショートカット設定をONにし、画面を下部までスクロールして変更を保存をクリック。
Gmailのキーボードショートカット設定

後はメールの詳細画面を開いた状態で下記のショートカットを使う。

メールをアーカイブするe
スレッドをアーカイブして、前または次に移動] または [

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