本当に分かってる？！Googleドライブの共有方法

なんだかんだで凄く便利なGoogleの様々なサービスだが、無料で利用できるサービスとは別にビジネス向けのクラウド型グループウェアG Suiteが企業ユーザ200万を囲い込んだとか。

それはさておき、オンライン上に画像、動画やオフィスなどのファイルデータを置くことで簡単にファイルの共有をすることができるGoogleドライブだが、なんとなくで使ってて意外に分かっていなかった部分があったので改めてまとめてみた。

Googleドライブの共有方法

Googleアカウント不要のログイン無しで共有

ファイルデータの共有についてだが、共有する相手の状況に合わせて権限を設定できる。まずは共有する相手がGoogleアカウント不要でログイン無しでも共有ファイルにアクセスできる方法。

Googleドライブのマイドライブの中の共有したいファイルやフォルダを選択して右クリック(Windowsの場合)か、タイトルバーの共有アイコンをクリック。

するとこんなウィンドウが表示されるので、「共有可能なリンクを取得」をクリック。

すると共有のためのURLが作成されるのでそれをコピーしてメールなどで共有するだけだ。
終わったら「完了」のクリックを忘れずに。
ちなみに「リンクを知っている全員が閲覧可」とあるように、このURLさえ知っていれば不特定多数の人がそのファイルを自由に閲覧することを意味している。

他のユーザーとの共有設定

下記画面のように「閲覧可」をクリックして、もうちょっと閲覧権限を詳しく見てみよう。

リンクを知っている全員が編集可

編集可とあるが、これは基本的にGoogleドライブで作成するGoogleスプレッドシートやドキュメント、スライドを編集できるための編集機能で、それ以外の画像や動画ファイルなどでこの項目を選んでも意味が無い。

リンクを知っている全員がコメント可

これも上記同様、Googleドライブで作成するGoogleスプレッドシートやドキュメント、スライドなどに対してコメントをつける機能なので、それ以外のファイルでこの項目を選んでも意味が無い。

リンクを知っている全員が閲覧可

基本的にはこれを選べばOK。

さらに「詳細…」をクリックして詳細を見てみよう。

リンクの共有設定

上記画面で「詳細…」クリックしてみると、下記の画面がさらに表示される。

オン – ウェブ上で一般公開

「インターネット上の誰でも検索、アクセスできます」と説明があるが、意外と見落としてしまいそうな説明で、Googleのヘルプを見ても詳細が分からないが、その意味を捉えてみるとこのオプションを選択した場合、例えばGoogleスライドやドキュメント、PDFなどの内容がネットで検索できるようになると考えられる。なのでこのオプションで共有公開する場合はしっかりと確認しておこう。