本当に分かってる？！Googleドライブの共有方法

なんだかんだで凄く便利なGoogleの様々なサービスだが、無料で利用できるサービスとは別にビジネス向けのクラウド型グループウェアGoogle Apps for Workが企業ユーザ200万を囲い込んだとか。

それはさておき、オンライン上に画像、動画やオフィスなどのファイルデータを置くことで簡単にファイルの共有をすることができるGoogleドライブだが、なんとなくで使ってて意外に分かっていなかった部分があったので改めてまとめてみた。

Googleドライブの共有方法

Googleアカウント不要のログイン無しで共有

ファイルデータの共有についてだが、共有する相手の状況に合わせて権限を設定できる。まずは共有する相手がGoogleアカウント不要でログイン無しでも共有ファイルにアクセスできる方法。

Googleドライブのマイドライブの中の共有したいファイルやフォルダを選択して右クリック(Windowsの場合)か、タイトルバーの共有アイコンをクリック。

するとこんなウィンドウが表示されるので、「共有可能なリンクを取得」をクリック。

すると共有のためのURLが作成されるのでそれをコピーしてメールなどで共有するだけだ。
終わったら「完了」のクリックを忘れずに。
ちなみに「リンクを知っている全員が閲覧可」とあるように、このURLさえ知っていれば不特定多数の人がそのファイルを自由に閲覧することを意味している。

他のユーザーとの共有設定

下記画面のように「閲覧可」をクリックして、もうちょっと閲覧権限を詳しく見てみよう。

リンクを知っている全員が編集可

編集可とあるが、これは基本的にGoogleドライブで作成するGoogleスプレッドシートやドキュメント、スライドを編集できるための編集機能で、それ以外の画像や動画ファイルなどでこの項目を選んでも意味が無い。

リンクを知っている全員がコメント可

これも上記同様、Googleドライブで作成するGoogleスプレッドシートやドキュメント、スライドなどに対してコメントをつける機能なので、それ以外のファイルでこの項目を選んでも意味が無い。

リンクを知っている全員が閲覧可

基本的にはこれを選べばOK。

さらに「詳細…」をクリックして詳細を見てみよう。

リンクの共有設定

上記画面で「詳細…」クリックしてみると、下記の画面がさらに表示される。

オン – ウェブ上で一般公開

「インターネット上の誰でも検索、アクセスできます」と説明があるが、意外と見落としてしまいそうな説明で、Googleのヘルプを見ても詳細が分からないが、その意味を捉えてみるとこのオプションを選択した場合、例えばGoogleスライドやドキュメント、PDFなどの内容がネットで検索できるようになると考えられる。なのでこのオプションで共有公開する場合はしっかりと確認しておこう。

オン – リンクを知っている全員

基本的には、このリンクを知っている人のみが閲覧などができ、Googleアカウント不要のログイン無しで閲覧や編集ができる。

オフ – 特定のユーザー

Googleアカウントを持っているユーザーのみに共有ができる。

Google Apps for Workでの共有

冒頭で紹介した有料のGoogle Apps for WorkもGoogleドライブの共有ができるのだが、さすがに企業向けってこともありセキュリティ上、他のユーザーと共有をしようとしても企業内のユーザーの管理権限に限られる。

リンクの共有も不特定多数のユーザーへの共有はできなくて、企業内のユーザかGoogleアカウントユーザーに限られ、Google Apps for Workのアカウントで不特定多数の人に公開共有したい場合には、個人アカウントを利用するかDropboxを利用することになる。

リンクを取得について

メニューの中に「リンク取得」ってのがあるけど、設定が特定のユーザーのみの場合にこれを利用すると送られた人がアクセス権限の許可を求める必要があるので、これは設定が「オン – ウェブ上で一般公開」か「オン – リンクを知っている全員」の場合に利用す楽だ。

特定のGoogleアカウントユーザーに共有

特定のGoogleアカウントユーザーに共有にしたい場合は、「共有」を選択。

後はメアドを入力して完了。送られた相手がGoogleアカウントを持っていない場合、登録する必要がある。

PCから素早く共有

パソコンにGoogleドライブをインストールしていれば、こんな風に右クリックで素早く共有できる。

手順は一緒。

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