なんだかんだで凄く便利なGoogleの様々なサービスだが、無料で利用できるサービスとは別にビジネス向けのクラウド型グループウェアG Suiteが企業ユーザ200万を囲い込んだとか。
それはさておき、オンライン上に画像、動画やオフィスなどのファイルデータを置くことで簡単にファイルの共有をすることができるGoogleドライブだが、なんとなくで使ってて共有できなかったりと意外に分かっていなかった部分があったので改めてまとめてみた。
目次
Googleドライブの共有方法
共有方法だが、予めWeb上のGoogleドライブにアクセスしてファイルをアップロードした状態で話を進めるので、まだファイルをアップロードしていない人は下記ページを参考にしてもらえれば。
Googleドライブにアップロードする方法【PC編】
Googleアカウント不要のログイン無しで共有
ファイルデータの共有についてだが、共有する相手の状況に合わせて権限を設定できる。まずは共有する相手がGoogleアカウント不要でログイン無しでも共有ファイルにアクセスできる方法。
Googleドライブのマイドライブの中の共有したいファイルやフォルダを選択して右クリック(Windowsの場合)か、タイトルバーの共有アイコンをクリック。
するとこんなウィンドウが表示されるので、「共有可能なリンクを取得」をクリック。
すると共有のためのURLが作成されるのでそれをコピーしてメールなどで共有するだけだ。
終わったら「完了」のクリックを忘れずに。
ちなみに「リンクを知っている全員が閲覧可」とあるように、このURLさえ知っていれば不特定多数の人がそのファイルを自由に閲覧することを意味している。
他のユーザーとの共有設定
下記画面のように「閲覧可」をクリックして、もうちょっと閲覧権限を詳しく見てみよう。
リンクを知っている全員が編集可
編集可とあるが、これは基本的にGoogleドライブで作成するGoogleスプレッドシートやドキュメント、スライドを編集できるための編集機能で、それ以外の画像や動画ファイルなどでこの項目を選んでも意味が無い。
リンクを知っている全員がコメント可
これも上記同様、Googleドライブで作成するGoogleスプレッドシートやドキュメント、スライドなどに対してコメントをつける機能なので、それ以外のファイルでこの項目を選んでも意味が無い。
リンクを知っている全員が閲覧可
基本的にはこれを選べばOK。
リンクの共有設定
さらに「詳細…」クリックしてみよう。
下記の画面がさらに表示される。
オン – ウェブ上で一般公開
「インターネット上の誰でも検索、アクセスできます」と説明があるが、意外と見落としてしまいそうな説明で、Googleのヘルプを見ても詳細が分からないが、その意味を捉えてみるとこのオプションを選択した場合、例えばGoogleスライドやドキュメント、PDFなどの内容がネットで検索できるようになると考えられる。なのでこのオプションで共有公開する場合はしっかりと確認しておこう。
オン – リンクを知っている全員
基本的には、このリンクを知っている人のみが閲覧などができ、Googleアカウント不要のログイン無しで閲覧や編集ができる。
オフ – 特定のユーザー
Googleアカウントを持っているユーザーのみに共有ができる。
「共有可能なリンクを取得」について
メニューの中に「共有可能なリンクを取得」ってのがあるけど、設定が特定のユーザーのみの場合にこれを利用すると送られた人がアクセス権限の許可を求める必要があるので、これは設定が「オン – ウェブ上で一般公開」か「オン – リンクを知っている全員」の場合に利用すると楽だ。
特定のGoogleアカウントユーザーに共有
特定のGoogleアカウントユーザーに共有にしたい場合は、「共有」を選択。
後はメアドを入力して完了。送られた相手がGoogleアカウントを持っていない場合、Gmailアカウントを登録してもらう必要がある。
共有できない場合の対処法
上記の手順Googleアカウント不要のログイン無しで共有でやれば、基本的に共有は問題ないはずだが、思わず共有できない？となる場合がある。それが冒頭で紹介した有料のG Suite。
企業で導入しているところも多いだろうが、G Suiteは、さすがに企業向けってこともありセキュリティ上、企業内の人間かGmailアカウント持っている人に対してメールで招待した相手のみと共有ができるようになっており、Gmailアカウントを持っていない不特定多数の人と共有することはできない。
なので、アカウントを持っていない人には下記を参考にアカウントを取得してもらうといいだろう。
Gmailアカウントの作成／複数アカウントの追加方法
なお、会社の外部に対して共有する場合は、予め企業専用のフォルダを作成して、そこにファイルを保存することで手違いを減らし、管理がしやすくなる。
メールで共有する場合は、下記の手順で行うことができる。
- ファイルの選択
- 共有アイコンをクリック
- ファイルの権限の選択
- メールを入力
後はメールを入力したら、必要に応じてコメントを入力して送信するだけだ。後は相手にメールが届き、閲覧や編集が可能となる。
企業のファイルのやり取りなので、くれぐれも間違えないようにしたい。
共有の解除
G Suiteで共有した場合は、下記の手順で共有の解除ができる。
- ファイルの選択
- 共有アイコンをクリック
- 「〇〇さんと共有しています」をクリック
後は共有した相手を削除すればOK。
PCから素早く共有
パソコンにバックアップと同期をインストールしていれば、こんな風にWindowsなら右クリックで素早く共有できる。
手順は一緒。
Macの場合には、Finderのファイルを選択し、メニューバーのプルダウンメニューから開いて該当のフィルををマウスオーバーして共有アイコンをクリック。
パスワードってかけられる？
基本的にGoogleドライブ上ではパスワードは掛けられないので、PC上でフォルダにZIP圧縮してパスワードを掛けてからアップロードするか、特定のGoogleアカウントユーザーに共有して、Googleアカウントでログインしてもらうといいだろう。
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