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Googleのスプレッドシートの機能の中でも、特に便利なのが共有機能だ。共有することで簡単にリアルタイムで共同編集作業が行なえるなど、仕事などをする上では欠かせない存在と言える。
共有自体は簡単にできるのだが、会社で作成したスプレッドシートを共有する場合はプライバシーには気をつけておきたい。そんわけでスプレッドシートの共有方法についてまとめてみた。
目次
【PC】Googleアカウントを持ってる人と共有
まずはGoogleアカウントを持っている特定の人と共有する方法。この方法はプライバシーを考慮した共有方法だが、基本的に共有する相手がGoogleアカウントを持っていないとアクセスできないものとなっている。なので、相手がGoogleアカウントを持っていない場合には、予め取得して貰う必要がある。
こちらの取得方法を紹介しているので、参照してもらえれば。
そしたらスプレッドシートにアクセスして共有したいファイルを新規作成するか、予め作成したファイルを開く。
https://docs.google.com/spreadsheets/
開いたら画面の右上にある共有ボタンをクリック。
するとウィンドウが開くので、入力欄をクリックして共有したい相手のメールアドレスを入力し、その入力欄の右端にあるペンアイコンをクリックして共有する相手の権限編集者・コメント可・閲覧者のいずれかを選択。終わったら、必要に応じてコメントを入力して送信をクリック。これで作業自体は終わりで、メールを受け取った人はリンク先をクリックしてアクセスすればOK。
【PC】Googleアカウントを持ってない人と共有
続いてはGoogleアカウントを持っていない人と共有する方法だが、この方法は共有用のリンクを知っている人なら誰でもアクセスできるようになっている。
なお、ネット上の不特定多数の人に対して共有すると、下記のようにファイルのオーナーとして自分の名前が表示されるので、それが嫌な人は公開できるアカウントを利用するか、上記の特定の人に公開をする、あるいは公開を控えた方がいい。
手順だが、画面の右上にある共有ボタンをクリック。
開いた画面の右上の共有可能なリンクを取得をクリック。
すると共有可能なリンクが生成されるが、そのリンク先を知っている人に対しての権限を設定するためにプルダウンから権限を選択。ちなみに、「オフ – 特定のユーザーだけがアクセスできます」を選択すると先程の設定に戻る。
後は、リンクをコピーして共有すればOK。
【PC】ウェブ上で一般公開
上記のGoogleアカウントを必要としない共有方法は、リンクを知っている人だけがアクセスできるわけだが、作成したスプレッドシートをインターネット上で検索して誰でもアクセスできるようにすることもできる。
手順だが、画面の右上にある共有ボタンをクリック。
開いた画面の詳細設定をクリック。
アクセス権限の変更をクリック。
そしたらオン – ウェブ上で一般公開にチェックを入れ、アクセス権限を設定して、保存をクリック。
この画面になったら、共有リンクをコピーして共有すればOK。
【スマホ】Googleアカウントを持っている人と共有
一覧画面からのやり方を紹介するが、スプレッドシートの詳細画面からでも同様の手順で共有できる。
スプレッドシートの一覧でサブメニューのアイコンをタップして、共有を選択。
そしたら、共有したい相手のメールアドレスを入力。やり取りしたことがある相手なら、メアドが分からなくても名前を入力すれば候補が表示される。
そしたら、ペンアイコンをタップして編集・コメント・表示のいずれかを選択して共有するファイルの権限を付与する。
後は必要に応じてメッセージを入力し、画面上部の送信アイコンをタップで操作は完了。
【スマホ】Googleアカウントを持ってない人と共有
続いては、Googleアカウントを持ってない人と共有するやり方。先程のPC版でも述べたが、共有用のリンク先を知っている人がすべてアクセスできるので、不特定多数の人に公開すると、ファイルのオーナーとして自分の名前が表示されるので、気をつける必要がある。
アプリを起動してスプレッドシートの一覧画面で共有したいファイルのサブメニューをタップすると、リンクの共有がオフですというメニューがあるので、それをタップ。しばらく待つと共有リンクがオンになり、自動でリンクがクリップボードにコピーされる。後はメールなどで送信するだけだ。なお、次回からは「リンクをコピー」をタップするだけでOKだ。
ちなみに、上記の共有リンクは閲覧権限のみとなっているので、編集権限やコメントのみに変更したい場合は、次の手順が必要となる。
サブメニューを開いたらスクロールして、詳細とアクティビティを選択。
権限設定アイコンをタップ。
閲覧者、コメント可、編集者の中から権限を選択すればOK。
