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Outlookのアーカイブとは?やり方・戻すなどの使い方

様々なサービスを使っていると耳にすることが多くなったアーカイブという言葉。Outlookにもこのアーカイブ機能が備わっているが、その意味と使い方についてまとめてみた。

なお、やり方の紹介はiPhone・AndroidのスマホアプリとWeb版でのやり方となっている。

目次

アーカイブとは?

アーカイブは英語のarichiveの事で「保存記録、保管所、公文書」などの意味を持つ。この意味から「Outlookをアーカイブに保存記録する」として捉えることができるが、機能としての役割は簡単に言うとメインの受信トレイからメールをアーカイブフォルダに移動する機能となっている。

個人での利用ならさほど問題はないだろうが、企業で働いている場合、数千のメールが受信トレイに溜まることはさほど珍しいことではないだろう。振り分けを使った場合でもやり取りする企業や人が増えるとそれの管理も大変だ。メールを削除してしまえばいいが、もしかしたら後で見る可能性があるかもしれない。

そんな時にメールをアーカイブに移動してしまえば、受信トレイから非表示になる。受信トレイから非表示になるものの、検索は可能だし元に戻すことも可能だ。なので読んだメールはどんどんアーカイブし、探す時は検索という形で使うことにより受信トレイがメールで埋め尽くされるストレスから開放されるメリットがある。

アーカイブする方法(スマホ)

一覧からメールをアーカイブ

一覧からメールをアーカイブするには、左スワイプで簡単に行うことができる。
スマホで左スワイプでOutlookのアーカイブ

複数選択してアーカイブする

メール一覧画面でメールを長押しすると選択モードになるので、アーカイブしたいメールリストの左の丸をタップして選択し、画面下部のアーカイブアイコンをタップで一括でアーカイブできる。
スマホでOutlookの複数メールをアーカイブ

詳細画面からアーカイブ

詳細画面でも右上のアーカイブアイコンをタップでアーカイブできる。
スマホでOutlook詳細画面でアーカイブ

アーカイブから戻す(スマホ)

アーカイブから受信トレイに戻すには、まずはアーカイブのフォルダを開く必要がある。

メイン受信トレイで左上のメニューアイコンをタップ。
スマホOutlookのサイドメニュー

サイドメニューが開いたらArichiveというメニューがあるので、それを選択。
スマホOutlookのアーカイブをタップ

スワイプで戻す

戻す時も同様にメールを左スワイプで戻せる。
スマホOutlookでアーカイブから戻す

複数選択で戻す

複数のメールを戻したい場合も、メールを長押しで選択モードになるので、後は戻したいメールにチェックを入れて、画面下部のフォルダ移動アイコンをタップ。
スマホOutlookでアーカイブから複数戻す

後は、受信トレイを選択すればOK。
スマホOutlookの受信トレイを選択

詳細画面から戻す

アーカイブ内のメール詳細画面から戻すには、画面上部のサブメニューアイコンをタップして、フォルダーへ移動を選択。
スマホのOutlookでフォルダ移動

後は、受信トレイを選択すればOK。
スマホOutlookの受信トレイを選択

検索時のアーカイブメールの表示

検索した場合のアーカイブメールは、少し分かりづらいかもしれないがArchiveとアイコンが下記のように表示される。 PC向けのWeb版も同じような表示。
Outlook検索時のアーカイブメール

アーカイブする方法(Web・PC・パソコン)

Web版のアーカイブする方法。

下記URLにアクセスしてサインイン。
https://outlook.live.com/mail/

個別メールのアーカイブ

受信トレイでメールリスト一覧のアーカイブしたいメールをクリックすると画面上部にアーカイブのメニューが表示されるのでそれをクリックでアーカイブされる。
PCのOutlookでアーカイブ

複数選択・一括アーカイブ

複数のメールをアーカイブしたい場合は、メールリスト上をマウスオーバーすると左端にチェックマークが表示されるので、それをクリックスで複数選択してアーカイブできる。なおリストの最上部(重要/その他切替の左横)のチェックマークにチェックを入れると、一括で選択できるようになっている。
PCのOutlookで一括アーカイブ

アーカイブを戻す(Web・PC・パソコン)

戻す場合は、サイドメニューのArchiveを選択、戻したいメールをクリックして画面上部の移動メニューから受信トレイを選択。複数戻したい場合は、チェクを入れて同様の操作を行う。最上部のチェックマークをクリックで一括で選択できるようになっている。
Web用Outlookのアーカイブを戻す

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カテゴリ:Windows